Kleinunternehmerregelung: Wann lohnt sie sich für deine Gründung?

Wenn du dich selbstständig machst, musst du dich früh mit der Frage beschäftigen, ob du die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer nutzen möchtest.

Sie kann die Buchhaltung vereinfachen und vor allem bei Geschäften mit Privatkunden interessant sein. Sie hat aber auch einen wichtigen Nachteil: Als Kleinunternehmer kannst du grundsätzlich keine Vorsteuer aus deinen betrieblichen Ausgaben abziehen.

Deshalb solltest du nicht allein danach entscheiden, ob dein Umsatz unter der gesetzlichen Grenze liegt.

1. Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung?

Wenn du die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllst, sind deine entsprechenden Umsätze nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit.

Das bedeutet vereinfacht:

• Du schlägst auf deine Rechnungen keine Umsatzsteuer auf.
• Du führst für diese Umsätze keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.
• Auf deinen Rechnungen weist du keine Umsatzsteuer gesondert aus.
• Du hast dafür grundsätzlich auch keinen Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen.

Auf der Rechnung muss darauf hingewiesen werden, dass für den Umsatz die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

2. Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Ob die Regelung für dich sinnvoll ist, hängt nicht nur von deinem Umsatz ab.

Besonders wichtig sind zwei Fragen:

Wer sind deine Kunden?

und

Wie hoch sind deine eigenen Investitionen und laufenden Ausgaben?

Du arbeitest überwiegend mit Privatkunden?

Dann kann die Kleinunternehmerregelung interessant sein.

Ein umsatzsteuerpflichtiger Wettbewerber muss auf einen Nettopreis von beispielsweise 100 Euro bei einem Steuersatz von 19 Prozent insgesamt 119 Euro berechnen.

Als Kleinunternehmer kannst du deine Preisgestaltung ohne diese Umsatzsteuerbelastung kalkulieren.

Das kann dir bei Privatkunden einen Preisvorteil verschaffen – oder bei gleichem Marktpreis eine höhere Marge ermöglichen.

Besonders relevant kann das beispielsweise für kleinere Dienstleistungsbetriebe, Coaches, Fotografen oder andere Anbieter sein, deren Kunden überwiegend Privatpersonen sind.

Du arbeitest überwiegend mit Geschäftskunden?

Bei Geschäftskunden ist der Vorteil häufig deutlich geringer.

Ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen kann die Umsatzsteuer aus einer ordnungsgemäßen Eingangsrechnung grundsätzlich als Vorsteuer geltend machen. Für solche Kunden ist deshalb meist der Nettopreis entscheidend.

Gleichzeitig kannst du als Kleinunternehmer selbst keine Vorsteuer aus deinen betrieblichen Ausgaben abziehen.

Gerade bei einem B2B-Geschäft mit hohen Investitionen kann die freiwillige Regelbesteuerung deshalb attraktiver sein.

3. Hohe Investitionen können gegen die Kleinunternehmerregelung sprechen

Dieser Punkt ist gerade für Gründer wichtig.

Angenommen, du kaufst zu Beginn Computer, Maschinen, Einrichtung oder andere Betriebsmittel und zahlst dabei erhebliche Umsatzsteuer.

Als regelbesteuerter Unternehmer kannst du diese Umsatzsteuer unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Vorsteuer abziehen.

Als Kleinunternehmer ist dieser Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen.

Wenn du zum Beispiel eine betriebliche Anschaffung für 11.900 Euro einschließlich 1.900 Euro Umsatzsteuer tätigst, können diese 1.900 Euro deshalb einen erheblichen Unterschied machen.

Je höher deine Investitionen und laufenden umsatzsteuerpflichtigen Kosten sind, desto genauer solltest du prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung tatsächlich wirtschaftlich sinnvoll ist.

4. Welche Umsatzgrenzen gelten?

Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen.

Wenn dein Unternehmen bereits im Vorjahr bestanden hat, kannst du die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich anwenden, wenn:

• dein tatsächlicher Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro betragen hat und
• dein Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Beide Grenzen müssen berücksichtigt werden.

Hattest du beispielsweise im Vorjahr einen Umsatz von mehr als 25.000 Euro, kannst du im folgenden Jahr die Kleinunternehmerregelung nicht anwenden – auch wenn dein Umsatz anschließend wieder niedriger ausfällt.

5. Für Gründer gilt im ersten Jahr eine wichtige Besonderheit

Wenn du dein Unternehmen erst im Laufe des Jahres gründest, gibt es noch kein Vorjahr.

Deshalb gilt im Jahr der Aufnahme deiner Tätigkeit eine besondere Regel:

Für das Gründungsjahr ist die Grenze von 25.000 Euro maßgebend – nicht die Grenze von 100.000 Euro.

Dabei wird auf deinen tatsächlichen Umsatz im Gründungsjahr abgestellt.

Die früher relevante Hochrechnung eines unterjährigen Umsatzes auf zwölf Monate solltest du deshalb nicht mehr verwenden.

Beispiel:

Du gründest am 1. Juli und erzielst von Juli bis Dezember insgesamt 20.000 Euro maßgeblichen Umsatz.

Dann liegt dein tatsächlicher Umsatz des Gründungsjahres unter 25.000 Euro. Er wird nicht auf einen fiktiven Jahresumsatz von 40.000 Euro hochgerechnet.

Gerade für Gründer ist diese Änderung wichtig.

6. Was passiert, wenn du die Umsatzgrenze überschreitest?

Auch hier hat sich seit 2025 etwas Wesentliches geändert.

Bei einem bereits bestehenden Kleinunternehmen gilt im laufenden Jahr grundsätzlich die 100.000-Euro-Grenze, sofern der Vorjahresumsatz nicht mehr als 25.000 Euro betragen hat.

Überschreitest du die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr, endet die Steuerbefreiung nicht erst zum nächsten Jahreswechsel.

Bereits der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist nicht mehr von der Umsatzsteuer befreit.

Ein Beispiel:

Du hast im laufenden Jahr bereits 80.000 Euro Umsatz erzielt und erhältst anschließend 40.000 Euro für einen weiteren Umsatz.

Damit überschreitest du die Grenze von 100.000 Euro.

Der Umsatz über 40.000 Euro ist bereits vollständig der Regelbesteuerung zu unterwerfen.

Für Neugründungen gilt dasselbe Prinzip bei der im Gründungsjahr maßgeblichen Grenze von 25.000 Euro.

Deshalb solltest du deine Umsätze während des Jahres im Blick behalten, wenn du dich einer dieser Grenzen näherst.

7. Kannst du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja.

Auch wenn du die Voraussetzungen erfüllst, kannst du dich bewusst für die normale Umsatzbesteuerung entscheiden.

Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn:

• du hohe Anfangsinvestitionen hast,
• du regelmäßig hohe Material- oder Fremdleistungskosten hast,
• deine Kunden überwiegend vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind,
• du mit einem schnellen Wachstum rechnest.

Der Verzicht kann bis zum letzten Tag des Monats Februar des übernächsten Kalenderjahres erklärt werden.

Für das Jahr 2026 wäre eine entsprechende Erklärung damit grundsätzlich noch bis Ende Februar 2028 möglich.

Wichtig ist jedoch:

Wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, bist du an diese Entscheidung mindestens fünf Kalenderjahre gebunden.

Deshalb sollte die Entscheidung nicht allein aufgrund des geringeren Verwaltungsaufwands getroffen werden.

8. Was gilt für Rechnungen?

Als Kleinunternehmer weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer gesondert aus.

Die Rechnung muss stattdessen einen Hinweis enthalten, dass die Leistung unter die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG fällt.

Seit 2025 gelten außerdem vereinfachte gesetzliche Anforderungen für Rechnungen von Kleinunternehmern.

Eine weitere Besonderheit betrifft die E-Rechnung:

Kleinunternehmer müssen für ihre eigenen Leistungen grundsätzlich keine E-Rechnung ausstellen. Sie müssen aber – wie andere inländische Unternehmen – in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Dafür kann bereits ein geeignetes E-Mail-Postfach ausreichen.

9. Kannst du die Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU-Ländern nutzen?

Seit 2025 gibt es außerdem eine EU-weite Erweiterung.

Unter bestimmten Voraussetzungen können in Deutschland ansässige Kleinunternehmer auch die Kleinunternehmerregelungen anderer EU-Mitgliedstaaten nutzen.

Dafür gibt es ein besonderes Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Eine wesentliche Voraussetzung ist, dass der Jahresumsatz im gesamten Gemeinschaftsgebiet sowohl im Vorjahr als auch im laufenden Jahr grundsätzlich 100.000 Euro nicht überschreitet.

Zusätzlich müssen die Voraussetzungen des jeweiligen Mitgliedstaates erfüllt sein.

Für die Teilnahme wird eine besondere Kleinunternehmer-Identifikationsnummer mit dem Suffix „EX“ vergeben.

Wenn du ausschließlich in Deutschland tätig bist, musst du dich mit diesem Verfahren normalerweise nicht beschäftigen.

10. Kleinunternehmer bedeutet nicht automatisch weniger Buchhaltung

Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer.

Sie bedeutet nicht, dass du keine ordnungsgemäße Buchhaltung führen musst oder keine Einkommensteuer beziehungsweise Gewerbesteuer zahlen kannst.

Auch als Kleinunternehmer musst du beispielsweise:

• Einnahmen und Ausgaben dokumentieren,
• Belege ordnungsgemäß aufbewahren,
• deinen Gewinn ermitteln,
• die steuerlichen Pflichten deines Unternehmens erfüllen.

Die Kleinunternehmerregelung ist deshalb keine eigene Unternehmens- oder Rechtsform.

Welche Lösung ist für Gründer sinnvoll?

Eine einfache Orientierung:

Du hast hauptsächlich Privatkunden und nur geringe Anfangsinvestitionen?
Dann kann die Kleinunternehmerregelung wirtschaftlich und organisatorisch attraktiv sein.

Du hast überwiegend Geschäftskunden und größere Investitionen?
Dann solltest du die Regelbesteuerung genauer prüfen.

Du erwartest bereits im Gründungsjahr mehr als 25.000 Euro Umsatz?
Dann solltest du nicht damit planen, die Kleinunternehmerregelung während des gesamten Gründungsjahres nutzen zu können.

Du erwartest ein schnelles Wachstum?
Dann solltest du auch berücksichtigen, dass ein unterjähriges Überschreiten der maßgeblichen Umsatzgrenze unmittelbar zur Umsatzsteuerpflicht führen kann.

Mein Tipp für Gründer

Entscheide dich nicht allein deshalb für die Kleinunternehmerregelung, weil sie zunächst einfacher erscheint.

Prüfe insbesondere:

• Sind deine Kunden Privatpersonen oder Unternehmen?
• Wie hoch sind deine geplanten Investitionen?
• Wie viel Vorsteuer steckt in deinen laufenden Kosten?
• Wie hoch wird dein Umsatz im ersten Jahr voraussichtlich sein?
• Wie schnell soll dein Unternehmen wachsen?
• Würde ein späterer Wechsel zur Regelbesteuerung deine Preise oder Verträge beeinflussen?

Gerade bei einer Gründung lässt sich die Antwort häufig schon aus der Finanzplanung ableiten.

Die beste Lösung ist nicht automatisch die mit der geringsten Umsatzsteuer-Bürokratie, sondern diejenige, die zu deinen Kunden, deinen Kosten und deiner geplanten Entwicklung passt.

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Steuerberatung dar. Stimme dich in steuerlichen Angelegenheiten mit einem Steuerberater ab.