Welches Buchhaltungsprogramm passt zu meiner Gründung?

Wer gründet, stellt sich früher oder später die Frage: Welche Buchhaltungssoftware soll ich verwenden?

Die Auswahl ist groß. Für Gründer ist aber zunächst nicht entscheidend, welches Programm die meisten Funktionen bietet, sondern welche Art der Buchführung das eigene Unternehmen benötigt.

1. Muss ich eine EÜR oder eine Bilanz erstellen?

Das ist die wichtigste Frage vor der Softwareauswahl.

Viele Freiberufler und kleinere Einzelunternehmen können ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.

Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind – insbesondere Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG – benötigen dagegen einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Deshalb sollte die Buchhaltungssoftware zur Unternehmensform und zur Art der Gewinnermittlung passen.

2. Wenn eine EÜR ausreicht

Für Gründer, die eine EÜR erstellen, sind cloudbasierte Lösungen häufig besonders einfach.

Lexware Office

Lexware Office richtet sich insbesondere an Selbstständige und kleinere Unternehmen. Die Software ist vollständig cloudbasiert und unterstützt unter anderem:

• Rechnungen und Angebote
• digitale Belegerfassung
• Bank- und Kreditkartenanbindung und Zuordnung von Zahlungen
• Amazon, PayPal
• Umsatzsteuer
• EÜR
• Zusammenarbeit bzw. Datenaustausch mit dem Steuerberater

Die Bedienung ist vergleichsweise einfach und viele Vorgänge werden automatisiert. Du kannst auch Marktplätze wie Etsy einbinden über Konten oder Tools wie Kassenklingeln.

Eine Bilanz kann mit Lexware Office allerdings nicht erstellt werden. Wer bilanzierungspflichtig ist, benötigt daher entweder eine andere Buchhaltungslösung oder arbeitet für den Jahresabschluss mit dem Steuerberater zusammen.

sevdesk

Auch sevdesk ist eine cloudbasierte Lösung und insbesondere für Selbstständige und kleinere Unternehmen interessant.

Die Software unterstützt beispielsweise Rechnungsstellung, Belegverwaltung, Banktransaktionen und die Erstellung einer EÜR.

Für bilanzierende Unternehmen kann sevdesk auch zur laufenden Buchhaltung und zur Übergabe der Daten an den Steuerberater eingesetzt werden. Wer den vollständigen Jahresabschluss selbst erstellen möchte, sollte jedoch genau prüfen, ob die Funktionen dafür ausreichen.

3. Wenn du bilanzieren musst

Wer seine Buchhaltung vollständig selbst führen und auch einen Jahresabschluss mit Bilanz erstellen möchte, benötigt eine entsprechend umfangreichere Lösung.

Lexware Buchhaltung

Lexware Buchhaltung ist deutlich umfangreicher als Lexware Office und unterstützt sowohl:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• doppelte Buchführung
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Jahresabschluss
• Bilanzierung
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• DATEV- und ELSTER-Schnittstellen

Der Funktionsumfang ist größer, dafür ist auch etwas mehr Buchhaltungswissen erforderlich.

DATEV

DATEV kannst du i.d.R. nur nutzen, wenn du eine Lizenz dafür über deinen Steuerberater zur Verfügung gestellt bekommst. DATEV ist folglich nicht frei zugänglich und insbesondere dann interessant, wenn die Buchhaltung gerade auch zur Erstellung des Jahresabschlusses oder der betrieblichen Steuererklärungen eng mit einem Steuerberater abgestimmt wird.

Viele Steuerkanzleien arbeiten mit DATEV. Dadurch können Buchhaltungsdaten, Belege und Auswertungen vergleichsweise einfach zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei ausgetauscht werden.

DATEV bietet sehr umfangreiche Möglichkeiten für Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss, ist für einen Gründer ohne buchhalterische Erfahrung jedoch häufig komplexer als eine einfache Cloud-Lösung.

4. Welche Lösung ist für Gründer sinnvoll?

Eine einfache Orientierung:

Du bist Einzelunternehmer oder Freiberufler und erstellst eine EÜR?
Dann können cloudbasierte Lösungen wie Lexware Office oder sevdesk interessant sein.

Du musst bilanzieren und möchtest die Buchhaltung weitgehend selbst erledigen?
Dann solltest du eine Software wählen, die doppelte Buchführung und Jahresabschluss unterstützt, beispielsweise Lexware Buchhaltung.

Du arbeitest eng mit einem Steuerberater zusammen?
Dann sollte die Zusammenarbeit mit der Kanzlei ein wichtiges Auswahlkriterium sein. Kläre am besten vorher, welche Software und Schnittstellen dein Steuerberater bevorzugt.

Mein Tipp für Gründer

Entscheide dich nicht allein nach dem Preis oder nach der Anzahl der Funktionen.

Prüfe zuerst:

1. EÜR oder Bilanz?
2. Möchtest du die Buchhaltung selbst erledigen oder mit einem Steuerberater zusammenarbeiten?
3. Soll die Software cloudbasiert oder lokal installiert sein?
4. Brauchst du später zusätzliche Funktionen wie Lohnabrechnung oder Warenwirtschaft?

Eine Software, die für einen Freiberufler ideal ist, kann für eine GmbH bereits ungeeignet sein – und umgekehrt.

Gerade zu Beginn lohnt es sich deshalb, die geplante Lösung kurz mit dem Steuerberater abzustimmen. Ein späterer Wechsel der Buchhaltungssoftware ist möglich, verursacht aber meist zusätzlichen Aufwand.